Los desarrolladores de software, usuarios, gerentes de proyectos, clientes y patrocinadores de proyectos deben comunicarse con regularidad y frecuencia. La información obtenida de estas discusiones permite al equipo del proyecto analizar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas y actuar sobre esa información para beneficiarse de las oportunidades y minimizar las amenazas. Incluso las malas noticias pueden ser buenas si se comunican relativamente pronto, porque los problemas pueden mitigarse si no se descubren demasiado tarde.
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